Die Absage vom Jugendamt liegt vor, der Eilantrag ist gestellt — doch bis zur gerichtlichen Entscheidung oder einem tatsächlich verfügbaren Kitaplatz können Wochen oder Monate vergehen. Für berufstätige Eltern ist diese Übergangsphase oft die härteste: Die Elternzeit läuft aus, der Arbeitgeber wartet, und eine Betreuungslösung fehlt.

Das Gute daran: Die Übergangszeit ist nicht nur ein Organisationsproblem, sondern auch eine Rechtsfrage. Kosten für eine Tagesmutter, eine Großtagespflegestelle oder eine private Kita können unter Umständen vollständig erstattet werden — als Aufwendungsersatz nach § 36a SGB VIII analog oder als Schadensersatz nach § 839 BGB in Verbindung mit Art. 34 GG. Entscheidend ist, wie Sie vorgehen und was Sie dokumentieren.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen die realistischen Betreuungsoptionen in der Übergangsphase, erklärt die wichtigsten rechtlichen Voraussetzungen für eine spätere Kostenerstattung und gibt Ihnen konkrete Hinweise, worauf es bei der Dokumentation ankommt.

Welche Betreuungsoptionen gibt es in der Übergangsphase?

In der Übergangsphase zwischen Absage und gerichtlicher Entscheidung stehen Eltern im Wesentlichen vier Optionen zur Verfügung: Kindertagespflege (Tagesmutter oder Tagesvater), Großtagespflegestellen, private oder konfessionelle Kitas mit freien Plätzen sowie die befristete Betreuung durch Großeltern oder andere Vertrauenspersonen. Welche Option die richtige ist, hängt von Alter des Kindes, Betreuungsumfang und Wohnort ab.

Kindertagespflege ist für U3-Kinder oft die flexibelste Lösung. Eine vom Jugendamt zugelassene Tagespflegeperson betreut in der Regel bis zu fünf Kinder gleichzeitig und ist staatlich gefördert — Eltern zahlen nur einen einkommensabhängigen Elternbeitrag. Wichtig: Der Rechtsanspruch nach § 24 Abs. 2 SGB VIII umfasst ausdrücklich auch die Förderung in Kindertagespflege, das heißt, das Jugendamt kann Ihnen diese Option als Erfüllungsform anbieten. Prüfen Sie in diesem Fall genau, ob die angebotene Person fachlich geeignet ist, den umfassenden Förderungsauftrag nach § 22 Abs. 3 SGB VIII zu erfüllen.

Großtagespflegestellen, in denen mehrere Tagespflegepersonen gemeinsam bis zu neun Kinder betreuen, bieten strukturiertere Tagesabläufe und sind in Ballungsräumen wie Berlin, Hamburg oder München zunehmend verbreitet. Sie sind oft eine gute Brücke, wenn Eltern Wert auf einen geregelten pädagogischen Rahmen legen, aber keinen Platz in einer Kita finden.

Private oder konfessionelle Kitas ohne städtische Förderung verlangen häufig höhere monatliche Beiträge. Genau diese Mehrkosten gegenüber einem regulären Kitabeitrag können jedoch erstattungsfähig sein — vorausgesetzt, Sie haben den Bedarf beim Jugendamt rechtzeitig angemeldet und die Selbstbeschaffung schriftlich angekündigt. Bewahren Sie alle Vertragsunterlagen, Rechnungen und Kontoauszüge sorgfältig auf.

Die Betreuung durch Großeltern oder andere Privatpersonen ist organisatorisch schnell umsetzbar, hat aber einen entscheidenden Nachteil: Sie ist juristisch schwer als ersatzfähiger Aufwand geltend zu machen, weil keine messbaren Kosten anfallen. Wenn ein Elternteil selbst zu Hause bleibt, um das Kind zu betreuen und dabei auf Erwerbseinkommen verzichtet, ist der Verdienstausfall dagegen ein konkreter, bezifferbarer Schaden — der Ausgangspunkt für einen späteren Amtshaftungsanspruch.

Was müssen Eltern beachten, bevor sie eine Übergangslösung selbst organisieren?

Wer eine Betreuungslösung auf eigene Initiative organisiert, ohne vorher das Jugendamt korrekt zu informieren, riskiert, die Kosten dafür selbst tragen zu müssen. Der Aufwendungsersatzanspruch nach § 36a SGB VIII analog setzt drei Voraussetzungen voraus: Das Jugendamt muss vor der Selbstbeschaffung über den Bedarf in Kenntnis gesetzt worden sein, die Voraussetzungen für die Gewährung der Leistung müssen vorgelegen haben, und die Deckung des Bedarfs darf keinen zeitlichen Aufschub geduldet haben.

Praktisch bedeutet das: Schreiben Sie dem Jugendamt — am besten per Einschreiben mit Rückschein oder mit Zugangsnachweis per E-Mail — dass Sie keinen Betreuungsplatz erhalten haben, Ihr Kind ab einem bestimmten Datum betreut werden muss (zum Beispiel wegen des Endes der Elternzeit), und Sie eine eigene Lösung organisieren werden, wenn das Jugendamt nicht binnen einer kurzen Frist einen geeigneten Platz nachweist. Dokumentieren Sie Datum und Inhalt dieses Schreibens.

Ein typisches Szenario aus der Beratungspraxis: Eine Mutter aus Frankfurt-Sachsenhausen meldet ihren Sohn neun Monate vor dem geplanten Wiedereinstieg beim Jugendamt an. Drei Monate vor Betreuungsbeginn erhält sie eine Absage ohne konkretes Alternativangebot. Sie kündigt dem Jugendamt schriftlich an, eine Tagesmutter selbst zu beauftragen, und schließt wenige Tage später einen Betreuungsvertrag ab. Nach vier Monaten Übergangsbetreuung — und einem erfolgreichen Eilantrag am Verwaltungsgericht — fordert sie Aufwendungsersatz für die Tagesmutterbeiträge. Die Voraussetzungen lagen vor, weil sie jeden Schritt dokumentiert hatte.

Das BVerwG hat in seiner Rechtsprechung zu § 24 Abs. 2 SGB VIII klargestellt, dass der Rechtsanspruch auf eine geeignete Einrichtung gerichtet ist, nicht auf eine bestimmte. Eltern haben damit kein unbeschränktes Wahlrecht, aber sie sind auch nicht verpflichtet, jeden noch so ungeeigneten Alternativvorschlag des Jugendamts zu akzeptieren. Wenn die angebotene Tagespflegeperson den Förderungsauftrag nach § 22 Abs. 3 SGB VIII erkennbar nicht erfüllen kann, ist eine Ablehnung begründet und gefährdet den Erstattungsanspruch nicht.

Halten Sie außerdem die Zumutbarkeitsgrenzen beim Fahrtweg im Blick. Gerichte haben mehrfach entschieden, dass Eltern nicht verpflichtet sind, für einen Betreuungsplatz unzumutbare Wege zurückzulegen. Eine Fahrtzeit von 30 Minuten mit dem Pkw zu einer Einrichtung, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht erreichbar ist, gilt nach gängiger obergerichtlicher Rechtsprechung als unzumutbar.

Praxis-Tipp

Wer während des laufenden Kitaplatz-Verfahrens eigenständig eine Tagesmutter oder Großtagespflegestelle organisiert, kann die Kosten dafür als Aufwendungsersatz nach § 36a SGB VIII analog zurückverlangen, sofern das Jugendamt vor der Selbstbeschaffung informiert wurde.

Wie dokumentieren Sie Betreuungskosten für den Schadensersatzanspruch richtig?

Die sorgfältige Dokumentation aller Betreuungskosten ist keine bürokratische Formalität, sondern die entscheidende Grundlage für jeden Erstattungs- oder Schadensersatzanspruch. Der Schaden muss im Amtshaftungsverfahren konkret dargelegt und beziffert werden — pauschale Angaben reichen nicht aus.

Sammeln Sie für jeden Monat der Übergangsbetreuung folgende Unterlagen: den abgeschlossenen Betreuungsvertrag mit Laufzeit, Betreuungsumfang und monatlichem Beitrag, alle Rechnungen oder Abrechnungen der Betreuungsperson sowie Kontoauszüge als Zahlungsnachweis. Notieren Sie außerdem, welche regulären Kitakosten am Wunschstandort angefallen wären — die Differenz ist der erstattungsfähige Mehraufwand.

Beim Verdienstausfall ist die Dokumentation noch präziser: Legen Sie Gehaltsabrechnungen der letzten Monate vor dem Betreuungsausfall vor, eine Bescheinigung des Arbeitgebers über die tatsächliche Arbeitsausfallzeit und gegebenenfalls den Arbeitsvertrag oder Stundenreduzierungsvereinbarungen, die direkt auf den fehlenden Kitaplatz zurückzuführen sind. Der BGH hat mit Urteil vom 20. Oktober 2016 – III ZR 278/15 bestätigt, dass Verdienstausfallschäden der Eltern in den Schutzbereich der Amtspflicht aus § 24 Abs. 2 SGB VIII fallen und damit grundsätzlich ersatzfähig sind.

Wichtig: Die Amtshaftungsklage richtet sich nach § 839 BGB in Verbindung mit Art. 34 GG und ist beim ordentlichen Gericht — nicht beim Verwaltungsgericht — zu erheben. Das zuständige Gericht ist je nach Streitwert das Amts- oder Landgericht. Die Amtshaftungsklage kann parallel oder im Anschluss an das verwaltungsgerichtliche Verfahren geführt werden. Lassen Sie Ihre Dokumentation frühzeitig anwaltlich prüfen, damit keine Lücken entstehen, die später nicht mehr zu schließen sind.

Ein häufiger Fehler: Eltern beginnen mit der Betreuung und stellen erst Monate später Belege zusammen. Quittungen werden nicht aufbewahrt, Überweisungen sind nicht als Betreuungszahlung gekennzeichnet. Führen Sie von Beginn an eine einfache Tabelle mit Datum, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck — das erleichtert die spätere anwaltliche Aufarbeitung erheblich.

Wichtig zu wissen

Der BGH hat mit Urteil vom 20.10.2016 – III ZR 278/15 bestätigt, dass Eltern einen Amtshaftungsanspruch auf Verdienstausfall geltend machen können, wenn ihrem Kind trotz rechtzeitiger Bedarfsanmeldung kein Betreuungsplatz bereitgestellt wird.

Eilantrag und Übergangslösung: Wie beides gleichzeitig funktioniert

Ein Eilantrag am Verwaltungsgericht und die eigenständige Organisation einer Übergangslösung schließen sich nicht aus — im Gegenteil: Beides gehört zu einer durchdachten Strategie. Der Eilantrag zielt darauf ab, das Jugendamt gerichtlich zur Benennung eines konkreten Betreuungsplatzes zu verpflichten. Die Übergangslösung sichert die Betreuung und damit auch die Berufstätigkeit der Eltern, solange das Gericht noch nicht entschieden hat.

Das OVG NRW hat in einem Beschwerdeverfahren zur Hauptsache — OVG, 12 B 1193/23 — mittelbar bestätigt, dass Zwangsgeldfestsetzungen gegenüber dem Jugendamt zulässig sind, wenn dieses einer vollstreckbaren gerichtlichen Verpflichtung nicht nachkommt. Das zeigt: Die verwaltungsgerichtliche Vollstreckung hat Zähne. Für Eltern bedeutet das, dass ein erfolgreich durchgesetzter Eilantrag tatsächlich Druck auf das Jugendamt erzeugt.

Während das Verfahren läuft, sollten Eltern zwei Dinge parallel sicherstellen: Erstens die lückenlose Dokumentation aller Kosten der Übergangslösung für den späteren Schadensersatzpfad, und zweitens die fortlaufende Kommunikation mit dem Jugendamt. Jede schriftliche Anfrage, jede Absage, jedes Angebot und jede Ablehnung gehört in eine geordnete Akte.

Eine realistische Zeitplanung hilft dabei, Nerven zu schonen. Verwaltungsgerichte entscheiden über Eilanträge in Kitaplatzsachen häufig innerhalb weniger Wochen. Das Hauptsacheverfahren kann länger dauern. Die Übergangslösung muss daher so gewählt werden, dass sie auch für einen längeren Zeitraum tragfähig ist — sowohl finanziell als auch organisatorisch. Prüfen Sie, ob die Betreuungsperson oder -einrichtung einen Vertrag mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit anbietet, damit kein Kostenrisiko entsteht, wenn das Gericht kurzfristig zugunsten der Eltern entscheidet.

Sobald ein Platz durch das Gericht zugewiesen oder vom Jugendamt angeboten wird, sollten Eltern rasch prüfen, ob dieser Platz geeignet ist. Das BVerwG, 5 C 19/16, hat klargestellt, dass der Anspruch auf einen geeigneten Platz gerichtet ist — nicht auf einen bestimmten. Wer einen offensichtlich ungeeigneten Platz ohne nachvollziehbaren Grund ablehnt, gefährdet seinen Anspruch. Eine anwaltliche Einschätzung vorab ist in Zweifelsfällen sinnvoll.

Steuerliche Entlastung und Fördermöglichkeiten in der Übergangsphase

Kosten für eine Kindertagespflege oder eine private Kita sind in der Regel als Kinderbetreuungskosten steuerlich absetzbar. Nach § 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG können zwei Drittel der tatsächlich gezahlten Betreuungskosten, maximal jedoch 4.000 Euro je Kind und Jahr, als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass das Kind das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet hat und die Zahlung per Überweisung — nicht bar — erfolgt sowie durch eine Rechnung belegt wird.

Darüber hinaus können Eltern in manchen Bundesländern Zuschüsse für Kindertagespflege direkt beim Jugendamt beantragen. Diese Förderung ist einkommensabhängig und variiert je nach Wohnort erheblich. In Städten wie München, Hamburg oder Berlin gibt es zusätzliche kommunale Förderprogramme für Kinder, die auf einem Wartelisten-Platz warten. Informieren Sie sich bei Ihrer Stadtverwaltung oder dem Jugendamt aktiv über solche Möglichkeiten — nicht alle werden proaktiv kommuniziert.

Wenn ein Elternteil wegen des fehlenden Kitaplatzes die Arbeitszeit reduziert hat und Teilzeitarbeit leistet, kann unter Umständen Kinderzuschlag nach dem Bundeskindergeldgesetz beantragt werden. Dieser ergänzt das Kindergeld für Familien, deren Einkommen knapp über dem Sozialhilfebedarf liegt. Ob die Voraussetzungen vorliegen, prüft die Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit.

Alle staatlichen Förderleistungen, die Eltern in der Übergangsphase erhalten, müssen im Schadensersatzverfahren gegenüber der Kommune berücksichtigt werden — sie werden auf den erstattungsfähigen Schaden angerechnet. Das mindert den Erstattungsbetrag, macht die Übergangszeit aber finanziell leichter tragbar. Halten Sie daher alle erhaltenen Förderleistungen ebenfalls dokumentiert.

Ihre Checkliste auf einen Blick

  • Wer während des laufenden Kitaplatz-Verfahrens eigenständig eine Tagesmutter oder Großtagespflegestelle organisiert, kann die Kosten dafür als Aufwendungsersatz nach § 36a SGB VIII analog zurückverlangen, sofern das Jugendamt vor der Selbstbeschaffung informiert wurde.
  • Der BGH hat mit Urteil vom 20.10.2016 – III ZR 278/15 bestätigt, dass Eltern einen Amtshaftungsanspruch auf Verdienstausfall geltend machen können, wenn ihrem Kind trotz rechtzeitiger Bedarfsanmeldung kein Betreuungsplatz bereitgestellt wird.
  • Das BVerwG hat klargestellt, dass der Rechtsanspruch nach § 24 Abs. 2 SGB VIII auf eine geeignete Einrichtung gerichtet ist — Eltern sind also nicht verpflichtet, jedes beliebige Angebot des Jugendamts anzunehmen, wenn es die Eignung nicht erfüllt.
  • Jede Zahlung an eine Übergangslösung sollte mit Datum, Betrag und Empfänger belegt werden, da der Schaden im Amtshaftungsverfahren konkret dargelegt und beziffert werden muss.
  • Eine zumutbare Fahrtzeit zur Übergangslösung ist eine der Voraussetzungen, die Gerichte prüfen — eine Verpflichtung, mit dem Pkw 30 Minuten zu einem auswärtigen Platz zu fahren, haben Eltern nach gängiger Rechtsprechung nicht.

Fazit

Die Übergangsphase während eines laufenden Kitaplatz-Verfahrens ist für viele Familien die stressigste Zeit — organisatorisch, emotional und finanziell. Doch wer strukturiert vorgeht, das Jugendamt frühzeitig informiert, alle Kosten lückenlos dokumentiert und die richtige Betreuungsoption wählt, legt damit gleichzeitig das Fundament für eine spätere Kostenerstattung. Aufwendungsersatz nach § 36a SGB VIII analog und Schadensersatz nach § 839 BGB in Verbindung mit Art. 34 GG sind keine theoretischen Konstrukte — der BGH, Urteil vom 20. Oktober 2016 – III ZR 278/15, hat klargemacht, dass Eltern diese Ansprüche konkret durchsetzen können.

Dieser Beitrag wurde von Rechtsanwalt Marek Schauer fachlich geprüft — mehr zur Person unter /anwaelte/marek-schauer. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.