Die Absage kommt per E-Mail, knapp und formlos: Kein Platz verfügbar. Wer dann selbst eine Tagesmutter engagiert oder einen teuren Platz in einer privaten Kita finanziert, zahlt nicht nur drauf — sondern hat unter bestimmten Voraussetzungen einen gesetzlichen Anspruch darauf, diese Mehrkosten vom Jugendamt erstattet zu bekommen.

Das Bundesverwaltungsgericht hat in mehreren Grundsatzentscheidungen klargestellt: Wer seinen Bedarf rechtzeitig anmeldet, keinen Platz erhält und die Betreuung zwingend selbst organisieren muss, kann die notwendigen Aufwendungen zurückfordern. Die Rechtsgrundlage ist § 36a SGB VIII, angewandt in analoger Form auf Fälle der Kinderbetreuung nach § 24 SGB VIII.

Dieser Ratgeber erklärt, welche drei Voraussetzungen erfüllt sein müssen, was erstattet wird und was nicht, welche Fallstricke in der Praxis häufig auftreten — und welchen zweiten Weg über das Amtshaftungsrecht Eltern zusätzlich gehen können.

Was ist Selbstbeschaffung und welche Rechtsgrundlage gilt?

Selbstbeschaffung bedeutet, dass Eltern sich eine Betreuungsleistung ohne Mitwirkung des Jugendamts selbst beschaffen und anschließend Kostenerstattung verlangen. Die Rechtsgrundlage ist § 36a SGB VIII, der nach der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts auf Fälle der Kinderbetreuung nach § 24 SGB VIII analog anzuwenden ist.

Das Bundesverwaltungsgericht hat mit Urteil vom 12. September 2013 (BVerwG, 5 C 35.12) in einem Grundsatzurteil entschieden, dass Eltern einen Anspruch auf Übernahme der erforderlichen Aufwendungen für einen selbstbeschafften Kinderbetreuungsplatz haben, wenn das Jugendamt seiner Pflicht zum Nachweis eines bedarfsgerechten Platzes nicht nachgekommen ist. Die Pflicht der Kommune setzt sich, wenn sie als Primäranspruch scheitert, als Sekundäranspruch auf Kostenerstattung fort.

Wichtig: § 36a SGB VIII gilt seinem Wortlaut nach nur für Hilfen im engeren Sinne. Das BVerwG hat aber ausdrücklich klargestellt, dass die Vorschrift auf die Kinderbetreuung nach § 24 SGB VIII entsprechend angewendet wird, weil sonst eine planwidrige Gesetzeslücke bestünde. Eltern müssen sich also auf diese analoge Anwendung berufen — was im schriftlichen Antrag ans Jugendamt ausdrücklich formuliert werden sollte.

Das Gericht hat in einer weiteren Grundsatzentscheidung (BVerwG, Urteil vom 26. Oktober 2017 — 5 C 19.16) präzisiert: Erstattet werden nur die Mehrkosten, also jene Aufwendungen, die bei rechtzeitigem und ordnungsgemäßem Nachweis eines Betreuungsplatzes durch die Kommune nicht angefallen wären. Wer in eine private Premiumeinrichtung wechselt, obwohl ein günstigerer Platz gereicht hätte, kann nur den Differenzbetrag geltend machen.

Parallel zur Kostenerstattung nach § 36a SGB VIII analog kann ein Amtshaftungsanspruch nach Art. 34 GG in Verbindung mit § 839 BGB bestehen. Dieser greift, wenn das Jugendamt seine Amtspflicht schuldhaft verletzt hat und dadurch ein weitergehender Schaden entstanden ist — zum Beispiel Verdienstausfall eines Elternteils, das wegen des fehlenden Kitaplatzes nicht in den Beruf zurückkehren konnte.

Welche drei Voraussetzungen müssen für den Erstattungsanspruch erfüllt sein?

Der Erstattungsanspruch hängt von drei kumulativen Voraussetzungen ab, die alle gleichzeitig vorliegen müssen: Das Jugendamt muss vor der Selbstbeschaffung rechtzeitig über den Bedarf in Kenntnis gesetzt worden sein, die Voraussetzungen für die Gewährung der Betreuungsleistung müssen vorgelegen haben, und die Deckung des Bedarfs darf keinen zeitlichen Aufschub geduldet haben.

Erste Voraussetzung — rechtzeitige Bedarfsmeldung: Eltern müssen das Jugendamt nachweislich und rechtzeitig informiert haben, dass ihr Kind ab einem bestimmten Datum einen Betreuungsplatz braucht. Eine formlose E-Mail genügt, ist aber riskant. Empfohlen wird ein schriftlicher Antrag mit Eingangsbestätigung oder zumindest ein Einschreiben. Wer das Jugendamt gar nicht informiert oder erst nach der Selbstbeschaffung informiert, verliert in der Regel den Anspruch vollständig.

Zweite Voraussetzung — Bestehen des Primäranspruchs: Das Kind muss tatsächlich einen Anspruch auf Förderung gehabt haben. Für Kinder zwischen dem vollendeten ersten und dem dritten Lebensjahr ergibt sich dieser Anspruch unmittelbar aus § 24 Abs. 2 Satz 1 SGB VIII. Für Kinder ab dem dritten Lebensjahr bis zum Schuleintritt gilt § 24 Abs. 3 SGB VIII. Das Jugendamt muss die Leistung entweder nicht rechtzeitig erbracht oder zu Unrecht abgelehnt haben — die Fachsprache nennt das 'Systemversagen'.

Dritte Voraussetzung — keine Aufschiebbarkeit: Der Betreuungsbedarf muss dringend gewesen sein, das heißt, Eltern durften die Bedarfsdeckung nicht auf unbestimmte Zeit verschieben. In der Praxis ist das bei berufstätigen Eltern, die zu einem festen Datum nach dem Mutterschutz oder der Elternzeit in ihren Beruf zurückkehren mussten, regelmäßig erfüllt. Das Gericht prüft dabei die konkreten Umstände des Einzelfalls.

Ein praktisches Beispiel aus dem Beratungsalltag: Eine Mutter aus München-Schwabing meldete ihren Sohn sechs Monate vor dem geplanten Betreuungsbeginn beim Jugendamt an. Die Stadt wies lediglich Tagespflegeplätze nach, die entweder zu früh schlossen oder an einzelnen Tagen nicht geöffnet waren. Die Mutter lehnte diese Plätze ab und meldete das Kind in einer privaten Tageseinrichtung an. Das BVerwG hat in einem vergleichbaren Fall (BVerwG, 5 C 19.16) klargestellt, dass allein die bloße Existenz von Betreuungsmöglichkeiten nicht ausreicht — entscheidend ist, ob ein bedarfsgerechter Platz tatsächlich nachgewiesen wurde.

Praxis-Tipp

Eltern, die mangels kommunalem Kitaplatz eine private Betreuung selbst organisieren, haben nach § 36a SGB VIII analog einen Erstattungsanspruch gegen das Jugendamt — sofern sie den Bedarf rechtzeitig angemeldet haben und die Betreuung keinen Aufschub duldete.

Was wird erstattet — und was nicht?

Erstattet werden die Mehrkosten, die durch die Selbstbeschaffung entstanden sind und bei ordnungsgemäßem kommunalem Nachweis nicht angefallen wären. Das BVerwG hat in seinem Urteil vom 26. Oktober 2017 (BVerwG, 5 C 19.16) ausdrücklich klargestellt: Der Träger der öffentlichen Jugendhilfe übernimmt nur jene Aufwendungen, die das Kind bei rechtzeitigem und ordnungsgemäßem Nachweis eines Betreuungsplatzes nicht hätte tragen müssen.

Konkret bedeutet das: Wer eine Tagesmutter engagiert, kann die Kosten geltend machen, die über dem kommunalen Eigenbeitrag liegen. Wer eine private Kita wählt, kann die Differenz zwischen den privaten Beiträgen und dem Elternbeitrag, den er auch in einer kommunalen Einrichtung hätte zahlen müssen, zurückfordern. Reine Komfortkosten — teurere Einrichtung als notwendig, weiterer Anfahrtsweg als zumutbar — werden in der Regel nicht vollständig erstattet.

Nicht erstattet werden Kosten, die auch bei rechtzeitigem kommunalem Angebot angefallen wären. Wären Eltern ohnehin verpflichtet gewesen, einen Kostenbeitrag nach § 90 SGB VIII zu leisten, zieht das Jugendamt diesen Eigenanteil ab. Auch reine Folgeschäden — wie entgangenes Einkommen — sind über den Kostenerstattungsweg nach § 36a SGB VIII analog nicht zu erlangen. Dafür ist der Amtshaftungsweg nach Art. 34 GG in Verbindung mit § 839 BGB einschlägig.

Ein wichtiges Detail zur Zumutbarkeitsgrenze: Das VG Köln hat in einem Beschluss vom 25. November 2022 (VG, 19 L 1576/22) die 5-km-Grenze als pauschalierende Zumutbarkeitsgrenze im städtischen Bereich bestätigt. Wer einen weiter entfernten Platz ablehnt und sich stattdessen eine wohnortnahe private Betreuung sucht, handelt daher in der Regel rechtmäßig. Für ländliche Gebiete und Ü3-Kinder hat das VG Staufenberg (VG, 2 B 122/21) die 30-Minuten-Grenze als grundsätzliche Obergrenze für zumutbare Fahrtzeiten herangezogen.

Zum Thema Betreuungsform: Das OVG NRW (Beschluss vom 05. Februar 2020, OVG, 12 B 1324/19) hat klargestellt, dass Kindertageseinrichtung und Kindertagespflege gleichrangige Betreuungsformen sind. Eltern haben kein unbeschränktes Wahlrecht zwischen beiden Formen — sie können jedoch einen Platz ablehnen, der ihren Betreuungsbedarf in zeitlicher oder räumlicher Hinsicht nicht abdeckt.

Wichtig zu wissen

Das Bundesverwaltungsgericht hat mit Urteil vom 12. September 2013 (BVerwG, 5 C 35.12) verbindlich entschieden, dass Kommunen die Kosten einer selbstbeschafften Kinderbetreuung übernehmen müssen, wenn sie ihrer Nachweispflicht nach § 24 SGB VIII nicht nachgekommen sind.

Verdienstausfall und Amtshaftung: Der zweite Anspruchsweg

Neben dem Kostenerstattungsanspruch kommt ein Amtshaftungsanspruch nach Art. 34 GG in Verbindung mit § 839 BGB in Betracht. Dieser Weg ist der richtige, wenn Eltern durch das Versagen des Jugendamts einen über die reinen Betreuungskosten hinausgehenden Schaden erlitten haben — allen voran Verdienstausfall wegen verzögerter Berufsrückkehr.

Die Hürde ist höher als beim Kostenerstattungsweg: Der Amtshaftungsanspruch setzt voraus, dass das Jugendamt seine Amtspflicht schuldhaft verletzt hat. Das Verschulden wird in der Regel dann bejaht, wenn das Jugendamt über den Bedarf informiert wurde, dennoch untätig blieb oder einen bedarfsgerechten Platz schlicht nicht nachweisen konnte, obwohl es dazu verpflichtet gewesen wäre. Der BGH hat mit Urteil vom 20. Oktober 2016 (BGH, III ZR 302/15) grundsätzliche Fragen zur Amtshaftung im Bereich der Kinderbetreuung behandelt und dabei die Verschuldensvoraussetzungen konkretisiert.

Zuständig für Amtshaftungsklagen sind die ordentlichen Gerichte, also das Landgericht — nicht das Verwaltungsgericht. Wer gleichzeitig Kostenerstattung (Verwaltungsgericht) und Verdienstausfall (Landgericht) geltend macht, führt zwei getrennte Verfahren. Das ist aufwändiger, aber bei erheblichem Verdienstausfall häufig der einzig sinnvolle Weg.

Das Verwaltungsgericht ist für den primären Anspruch auf Nachweis eines Kitaplatzes sowie für den Kostenerstattungsanspruch nach § 36a SGB VIII analog zuständig. Das OVG NRW hat in einem Beschwerdeverfahren (OVG, 12 B 1193/23) mittelbar bestätigt, dass auch Zwangsgeldmaßnahmen gegenüber säumigen Jugendämtern zulässig sind — ein Instrument, das in Eilverfahren zusätzlichen Druck erzeugen kann.

Eltern sollten alle Schäden sorgfältig dokumentieren: Nachweise über entgangenes Einkommen, Arbeitsverträge, Kommunikation mit dem Arbeitgeber über Rückkehrdatum und Korrespondenz mit dem Jugendamt gehören in eine lückenlose Akte. Nur wer diese Belege hat, kann einen Amtshaftungsanspruch in ausreichender Höhe substanziiert geltend machen.

So gehen Sie konkret vor: Vom Antrag bis zur Klage

Der erste und entscheidende Schritt ist die rechtzeitige, nachweisbare Bedarfsmeldung beim zuständigen Jugendamt. Wer sich erst nach der Selbstbeschaffung an das Jugendamt wendet, riskiert den Erstattungsanspruch vollständig. Empfohlen wird ein schriftlicher Antrag mit konkretem Startdatum, Angabe des Betreuungsumfangs und ausdrücklichem Hinweis, dass bei Nichterfüllung eine Selbstbeschaffung erfolgen wird und Kostenerstattung beansprucht wird.

Reagiert das Jugendamt nicht oder bietet es einen Platz an, der räumlich oder zeitlich nicht bedarfsgerecht ist, sollten Eltern die Ablehnung schriftlich und begründet mitteilen. Wer wortlos ablehnt, setzt sich dem Vorwurf aus, das Angebot ohne sachlichen Grund ausgeschlagen zu haben. Eine klare Begründung — zum Beispiel Überschreitung der 5-km-Grenze im städtischen Bereich oder unzureichende Öffnungszeiten — ist daher Pflicht.

Nach der Selbstbeschaffung sollten Eltern umgehend einen förmlichen Erstattungsantrag beim Jugendamt stellen. Dieser Antrag muss alle relevanten Belege enthalten: den Betreuungsvertrag mit der privaten Einrichtung oder der Tagesmutter, die Kostennachweise sowie die gesamte Korrespondenz mit dem Jugendamt. Reagiert das Jugendamt mit einem ablehnenden Bescheid, kann dagegen Widerspruch eingelegt werden — und danach Klage vor dem Verwaltungsgericht.

Im Eilrechtsschutzverfahren vor dem Verwaltungsgericht können Eltern parallel dazu auf Nachweis eines bedarfsgerechten Platzes klagen. Das BVerwG hat betont (BVerwG, 5 C 27.15), dass Kapazitätsengpässe allein die Kommunen nicht von ihrer Gewährleistungspflicht befreien. Wer also keinen Platz bekommt, kann nicht nur Kosten zurückfordern, sondern auch gerichtlich die Bereitstellung eines Platzes durchsetzen.

Fristen beachten: Der Erstattungsanspruch unterliegt den allgemeinen Verjährungsregeln. Für den Amtshaftungsanspruch gilt gemäß § 195 BGB die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist, die mit Kenntnis von Schaden und Schädiger beginnt. Lassen Sie keine Zeit verstreichen, denn je länger der Erstattungsanspruch unverfolgt bleibt, desto schwieriger wird die Beweisführung.

Ihre Checkliste auf einen Blick

  • Eltern, die mangels kommunalem Kitaplatz eine private Betreuung selbst organisieren, haben nach § 36a SGB VIII analog einen Erstattungsanspruch gegen das Jugendamt — sofern sie den Bedarf rechtzeitig angemeldet haben und die Betreuung keinen Aufschub duldete.
  • Das Bundesverwaltungsgericht hat mit Urteil vom 12. September 2013 (BVerwG, 5 C 35.12) verbindlich entschieden, dass Kommunen die Kosten einer selbstbeschafften Kinderbetreuung übernehmen müssen, wenn sie ihrer Nachweispflicht nach § 24 SGB VIII nicht nachgekommen sind.
  • Erstattungsfähig sind nur die Mehrkosten, also jene Aufwendungen, die bei rechtzeitigem Nachweis eines kommunalen Platzes nicht angefallen wären — reine Luxuskosten oder frei gewählte Premiumangebote werden nicht vollständig erstattet.
  • Neben dem Kostenerstattungsanspruch kommt für Verdienstausfall und weitere Schäden ein Amtshaftungsanspruch nach Art. 34 GG in Verbindung mit § 839 BGB in Betracht — dieser setzt schuldhaftes Handeln der Behörde voraus.
  • Im städtischen Bereich gilt nach der Rechtsprechung eine Wegstrecke von bis zu 5 km oder maximal 30 Minuten Fahrzeit als zumutbar — darüber hinaus angebotene Plätze können Eltern berechtigt ablehnen, ohne den Erstattungsanspruch zu verlieren.

Fazit

Wer keinen Kitaplatz bekommt und die Betreuung selbst finanziert, steht nicht schutzlos da. Der Kostenerstattungsanspruch nach § 36a SGB VIII analog ist von der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts klar anerkannt — entscheidend ist, dass Eltern rechtzeitig handeln, den Bedarf nachweisbar anmelden und die Selbstbeschaffung sorgfältig dokumentieren. Wer zusätzlich Verdienstausfall erlitten hat, kann parallel den Amtshaftungsweg beschreiten. Beide Wege zusammen können in vielen Fällen zu einem fairen Ausgleich führen.

Dieser Beitrag wurde von Rechtsanwalt Marek Schauer fachlich geprüft — mehr zur Person unter /anwaelte/marek-schauer. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.