Mehrkosten für die private Kita: Wann die Kommune die Differenz zahlen muss

Welche Rechtsgrundlage trägt den Mehrkostenerstattungsanspruch?

Der Mehrkostenerstattungsanspruch folgt aus einer analogen Anwendung von § 36a Abs. 3 SGB VIII in Verbindung mit dem Primäranspruch aus § 24 Abs. 2 SGB VIII. Das Bundesverwaltungsgericht hat diese Konstruktion mit seinem Grundsatzurteil vom 12.09.2013, Az. 5 C 35.12, für das gesamte Bundesgebiet verbindlich festgelegt: Wer als Erziehungsberechtigter vor der Selbstbeschaffung rechtzeitig den Bedarf angezeigt hat, bei dem die Anspruchsvoraussetzungen vorlagen und für den ein weiteres Zuwarten unzumutbar war, kann die Aufwendungen für den selbst beschafften Platz vom Träger der öffentlichen Jugendhilfe erstattet verlangen.

§ 24 Abs. 2 SGB VIII normiert den Rechtsanspruch auf frühkindliche Förderung für Kinder vom vollendeten ersten bis zum vollendeten dritten Lebensjahr in einer Tageseinrichtung oder in der Kindertagespflege. Der Anspruch steht dem Kind zu, wird aber von den Sorgeberechtigten geltend gemacht. Er ist unbedingt: Die Kommune kann sich weder auf Kapazitätsmangel noch auf Haushaltsprobleme berufen, um ihn zu verweigern.

§ 36a Abs. 3 SGB VIII regelt eigentlich die Selbstbeschaffung im Bereich der Eingliederungshilfe, wurde aber vom BVerwG als passende Analogie für den Kita-Bereich übernommen. Das Gericht begründete dies damit, dass der Gesetzgeber für das Szenario des Systemversagens beim Kita-Platz keine eigene Erstattungsnorm geschaffen hat, der Regelungsgehalt von § 36a Abs. 3 SGB VIII aber strukturell auf diese Konstellation passt.

Wichtig für die Praxis: Der Erstattungsanspruch ist ein Sekundäranspruch. Er setzt voraus, dass der Primäranspruch auf Zuweisung eines Platzes tatsächlich bestanden hat und nicht erfüllt wurde. Eltern, die von vornherein nur eine bestimmte private Wunsch-Einrichtung akzeptieren wollten, ohne dem Jugendamt eine echte Chance zur Platzbereitstellung zu geben, begründen damit in der Regel keinen Erstattungsanspruch.

Das OVG Nordrhein-Westfalen hat in Verfahren rund um den Kita-Rechtsanspruch bestätigt, dass bei nachgewiesenem Systemversagen des Trägers der öffentlichen Jugendhilfe die Voraussetzungen für eine analoge Anwendung von § 36a Abs. 3 SGB VIII vorliegen. Eltern müssen demnach nicht erst ein kostenpflichtiges Hauptsacheverfahren gewinnen, bevor sie Erstattung verlangen können – der Kostenerstattungsanspruch ist eigenständig gerichtlich durchsetzbar.

Welche drei Voraussetzungen müssen für die Selbstbeschaffung erfüllt sein?

Die Selbstbeschaffung ist nur dann erstattungsfähig, wenn drei Bedingungen kumulativ vorliegen: erstens eine rechtzeitige Bedarfsanzeige gegenüber dem Jugendamt vor Abschluss des privaten Betreuungsvertrags, zweitens ein tatsächliches Systemversagen der Kommune und drittens die Unzumutbarkeit eines weiteren Zuwartens auf die Bedarfsdeckung. Fehlt auch nur eine dieser Voraussetzungen, scheitert der Anspruch.

Die Bedarfsanzeige muss schriftlich erfolgen und sollte das Geburtsdatum des Kindes, den gewünschten Betreuungsbeginn, den benötigten Betreuungsumfang und die Erklärung enthalten, dass für den Fall der Nichtbereitstellung eines Platzes eine Selbstbeschaffung erfolgen wird. Eine formlose E-Mail mit Eingangsbestätigung genügt, empfehlenswert ist jedoch ein Einschreiben mit Rückschein oder ein schriftlicher Eingang mit Stempel. Die Bedarfsanzeige sollte mindestens drei bis sechs Monate vor dem benötigten Betreuungsbeginn eingehen.

Das Systemversagen liegt vor, wenn der Träger der öffentlichen Jugendhilfe keinen bedarfsgerechten Platz nachweisen kann oder anbietet. Ein Angebot gilt nur dann als ausreichend, wenn der angebotene Platz in zumutbarer Entfernung vom Wohnort liegt, die benötigte Betreuungszeit abdeckt und altersgerecht ist. Das OVG Nordrhein-Westfalen hat in einem Verfahren aus dem Jahr 2020 klargestellt, dass Kita-Einrichtung und Kindertagespflege gleichrangige Erfüllungsformen sind – ein reines Tagespflegeangebot schließt also das Systemversagen aus, wenn es dem Kind eine bedarfsgerechte Betreuung sichert.

Die Unzumutbarkeit des Zuwartens ergibt sich regelmäßig daraus, dass Eltern ihren Beruf pünktlich nach der Elternzeit wieder aufnehmen müssen oder die Elternzeit andernfalls über den beabsichtigten Zeitpunkt hinaus verlängern müssten. Konkret: Hat die Mutter oder der Vater dem Arbeitgeber gegenüber einen verbindlichen Rückkehrzeitpunkt angekündigt, lässt sich die Unzumutbarkeit gut dokumentieren. Eine Arbeitgeberbescheinigung über den vereinbarten Wiedereinstiegstermin ist hier eines der stärksten Beweismittel.

Ein Praxisbeispiel: Eine Angestellte aus Frankfurt-Sachsenhausen zeigte dem Jugendamt den Betreuungsbedarf für ihr zu diesem Zeitpunkt elf Monate altes Kind fünf Monate vor dem geplanten Wiedereinstieg schriftlich an. Das Jugendamt teilte zwei Monate vor dem Betreuungsbeginn mit, keinen Platz bereitstellen zu können. Die Mutter schloss daraufhin einen Vertrag mit einer privaten Krippe. Da alle drei Voraussetzungen dokumentiert vorlagen, konnte sie die Mehrkostenerstattung gegenüber der Stadt erfolgreich geltend machen.

Wie hoch ist die Erstattung und wie werden Mehrkosten berechnet?

Erstattet wird nicht der gesamte Betreuungsbeitrag der privaten Einrichtung, sondern nur der Mehraufwand, der durch die Selbstbeschaffung entstanden ist – also die Differenz zwischen dem, was Eltern in der städtischen oder gemeinnützigen Einrichtung hätten zahlen müssen, und dem tatsächlich gezahlten Beitrag in der privaten Kita. Das BVerwG hat diese Begrenzung auf den echten Mehraufwand ausdrücklich bestätigt.

Für die konkrete Berechnung ist die Ausgangsgröße entscheidend: Was hätten die Eltern in einer vergleichbaren kommunalen oder öffentlich geförderten Einrichtung für denselben Betreuungsumfang bezahlt? Maßgeblich sind die im jeweiligen Bundesland geltenden Gebührensatzungen oder Kostenbeteiligungsregelungen nach § 90 SGB VIII. In Bundesländern, in denen Kita-Gebühren einkommensabhängig gestaffelt sind, richtet sich die Vergleichsgröße nach dem für die Eltern geltenden Einkommensstufen-Tarif.

Ebenfalls erstattungsfähig können Mehrkosten durch einen längeren Anfahrtsweg sein, wenn die selbst beschaffte Einrichtung deutlich weiter vom Wohnort entfernt liegt als die nächste kommunale Einrichtung. Fahrtkosten müssen konkret belegt werden. Nicht erstattungsfähig sind dagegen freiwillige Zusatzleistungen, die über den Regelbetreuungsumfang hinausgehen, etwa kostenpflichtige Kursangebote oder Sonderbetreuungszeiten, die nicht Gegenstand des ursprünglichen Bedarfs waren.

Eltern sollten alle Belege lückenlos aufbewahren: Betreuungsverträge, monatliche Beitragsnachweise, Überweisungsbelege und Korrespondenz mit dem Jugendamt. Der Erstattungsanspruch ist rückwirkend geltend zu machen – der Zeitraum läuft ab dem Zeitpunkt, ab dem das Jugendamt hätte leisten müssen, nicht erst ab dem Datum der privaten Vertragsunterzeichnung.

Eine wichtige Einschränkung gilt in Bundesländern, in denen der Kita-Besuch für bestimmte Altersgruppen gebührenfrei ist: Besteht bereits im kommunalen System Beitragsfreiheit, ist der erstattungsfähige Mehraufwand entsprechend auf den Betrag begrenzt, den das Kind im kommunalen System nicht hätte tragen müssen. Das BVerwG hat in seiner Rechtsprechung zu § 36a Abs. 3 SGB VIII klargestellt, dass der Sekundäranspruch spiegelbildlich zum Primäranspruch zu berechnen ist.

Können Eltern neben den Mehrkosten auch Verdienstausfall geltend machen?

Ja – und das ist ein eigenständiger, vom Mehrkostenerstattungsanspruch unabhängiger Anspruchsweg. Der BGH hat mit seinem Grundsatzurteil vom 20.10.2016, Az. III ZR 278/15, III ZR 302/15 und III ZR 303/15, entschieden, dass Eltern, die wegen eines fehlenden Kita-Platzes entgegen § 24 Abs. 2 SGB VIII nicht oder nicht rechtzeitig in ihren Beruf zurückkehren konnten, ihren Verdienstausfall über die Amtshaftung nach § 839 BGB in Verbindung mit Art. 34 GG von der Kommune ersetzt verlangen können.

Der BGH begründete dies damit, dass der Gesetzgeber mit dem Kinderförderungsgesetz und der Einführung des Anspruchs nach § 24 Abs. 2 SGB VIII nicht nur das Kindeswohl, sondern ausdrücklich auch die Vereinbarkeit von Familie und Erwerbstätigkeit im Blick hatte. Das Erwerbsinteresse der Eltern fällt damit in den Schutzbereich der verletzten Amtspflicht – auch wenn der Anspruch auf den Kita-Platz formal nur dem Kind zusteht.

Für den Amtshaftungsanspruch müssen Eltern zusätzlich das Verschulden der Kommune darlegen. In der Praxis wird dieses Verschulden dann angenommen, wenn die Kommune trotz bekannten Fehlbedarfs keine ausreichenden Maßnahmen ergriffen hat, um genügend Betreuungsplätze bereitzustellen. Da Kommunen seit der Einführung des Rechtsanspruchs im August 2013 jahrelange Vorlaufzeit hatten, lässt sich ein Organisationsverschulden in vielen Fällen gut begründen.

Der Verdienstausfall muss konkret nachgewiesen werden. Als Belege eignen sich insbesondere Arbeitgeberbescheinigungen über das entgangene Einkommen, Nachweise über nicht angetretene Stellen oder verlängerte Elternzeitphasen sowie schriftliche Kommunikation mit dem Arbeitgeber über den verschobenen Wiedereinstieg. Der Anspruch auf Schadensersatz ist beim ordentlichen Gericht (Landgericht) geltend zu machen, während der Mehrkostenerstattungsanspruch vor dem Verwaltungsgericht verfolgt wird – beide Klagewege können parallel betrieben werden.

Wichtiger Hinweis zur Verjährung: Der Amtshaftungsanspruch verjährt nach § 195 BGB in drei Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Eltern von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt haben. Eltern, bei denen das Ereignis bereits einige Zeit zurückliegt, sollten daher den Verjährungsstand anwaltlich prüfen lassen, bevor sie weitere Schritte einleiten.

So gehen Eltern konkret vor: Von der Bedarfsanzeige bis zur Erstattung

Der erste und entscheidende Schritt ist die schriftliche Bedarfsanzeige beim zuständigen Jugendamt – und zwar bevor ein privater Betreuungsvertrag unterzeichnet wird. Ohne diese vorherige Anzeige ist der Erstattungsanspruch in aller Regel nicht mehr durchsetzbar. Die Anzeige sollte enthalten: Angaben zum Kind (Geburtsdatum, gewünschter Betreuungsumfang), den konkret benötigten Betreuungsbeginn und den ausdrücklichen Hinweis, dass bei Nichtbereitstellung eines Platzes eine Selbstbeschaffung auf Kosten der Kommune erfolgen wird.

Antwortet das Jugendamt nicht oder bietet es keinen zumutbaren Platz an, dokumentieren Eltern diesen Umstand sorgfältig: Screenshot der E-Mail-Antwort, Kopie des Ablehnungsschreibens, Aufzeichnung von Telefonaten mit Datum und Gesprächsinhalt. Parallel sollten Eltern gezielt mindestens drei bis fünf andere Kita-Einrichtungen im Umkreis schriftlich anfragen und die jeweiligen Absagen aufbewahren – dieser Eigeninitiative-Nachweis stärkt die Position bei der späteren Erstattungsforderung erheblich.

Ist die Selbstbeschaffung unvermeidbar, schließen Eltern den privaten Betreuungsvertrag ab und fordern unmittelbar danach beim Jugendamt schriftlich die Kostenübernahme nach § 36a Abs. 3 SGB VIII analog. Dazu legen sie den privaten Betreuungsvertrag, die Monatsbeitragsbelege und eine Aufstellung der Mehrkosten gegenüber dem kommunalen Tarif vor. Das Jugendamt hat über diesen Antrag in angemessener Zeit zu entscheiden.

Lehnt das Jugendamt die Kostenübernahme ab, haben Eltern zwei Wege: Sie können Widerspruch einlegen und anschließend Verpflichtungsklage vor dem Verwaltungsgericht erheben. Alternativ – und oft schneller – lässt sich zunächst ein Eilantrag nach § 123 VwGO auf vorläufige Übernahme der Mehrkosten stellen, wenn der Schaden monatlich weiter anwächst und nicht zugewartet werden kann. Ein solcher Eilantrag zielt auf die sofortige Sicherung des Erstattungsanspruchs, nicht auf die abschließende Klärung des Hauptsacheverfahrens.

In einem typischen Verfahren vor dem Verwaltungsgericht Köln dauerte es nach Einreichung des Eilantrags etwa vier bis sechs Wochen, bis das Gericht eine vorläufige Entscheidung traf. Das Gericht bestätigte dabei, dass die dreigliedrigen Voraussetzungen des BVerwG (Bedarfsanzeige, Systemversagen, Unzumutbarkeit) vorlagen, und verpflichtete die Stadt zur vorläufigen Übernahme der monatlichen Mehrkosten. Das Hauptsacheverfahren klärte anschließend die genaue Höhe der Gesamterstattung.

Fazit

Wer als Elternteil vor der Situation steht, für das eigene Kind nur einen deutlich teureren privaten Kita-Platz zu finden, weil das Jugendamt keinen kommunalen Platz bereitstellen kann, ist nicht schutzlos. Das Recht gibt mit § 24 Abs. 2 SGB VIII und der analogen Anwendung von § 36a Abs. 3 SGB VIII ein klares Werkzeug an die Hand – vorausgesetzt, die Bedarfsanzeige erfolgt schriftlich und rechtzeitig vor der Selbstbeschaffung. Wer diese Vorabdokumentation versäumt, riskiert, auf den Mehrkosten sitzen zu bleiben, obwohl ein materieller Anspruch eigentlich bestanden hätte.

Dieser Beitrag wurde von Rechtsanwalt Marek Schauer fachlich geprüft – mehr zur Person unter /anwaelte/marek-schauer. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.